Virtuaalitiimissä on kyse ihmisistä, jotka työskentelevät ja tekevät yhteistyötä keskenään Internetin välityksellä ja he tapaavat toisiaan todella harvoin. Virtuaalitiimi mahdollistaa ihmisten työskentelyn tiimissä ilman, että heidän tarvitsee olla fyysisesti läsnä samassa paikassa samaan aikaan.

Virtuaalisen tiimin suurin hyöty on varmasti rahallinen säästö. Ihmiset pystyvät työskentelemään vaikka kotoa käsin. Esimerkiksi suurissa kansainvälisissä yrityksissä työskentelevät ihmiset eri maista voivat pitää palavereja Internetin välityksellä: näin säästetään matkakustannuksissa. Virtuaalisen tiimin hyödyt näkyvät myös nykypäivän opiskelussa. Opiskelen monimuotopuolella, joka tarkoittaa sitä, että kokoonnumme ryhmän kanssa kolme kertaa kuukaudessa. Ryhmätöiden tekeminen on miltei mahdotonta ilman virtuaalisia tiimejä, sillä näemme todella harvoin toisemme ja asumme aika etäällä toisistamme.

Se että virtuaalisen tiimin jäsenet eivät tapaa henkilökohtaisesti pakosti ollenkaan voi johtaa työmotivaation laskuun tai väärinkäsityksiin. Kun ei tunne hyvin toisia tiimin jäseniä, voi asiointi olla aika kylmää tiimiläisten kesken. Myös kielitaidottomuus voi vaikuttaa tiimin tehokkuuteen toimia.

Virtuaalinen johtaminen eroaa fyysisen tiimin johtamisesta aika paljonkin. Ensinnäkin virtuaalisen tiimin johtaja ei pakosti ollenkaan tapaa alaisiaan. Välit muuhun henkilöstöön pysyvät aika kylminä eikä ryhmän jäsenten motivoiminen ole helppoa. Virtuaalisen tiimin johtaminen on työläämpää, koska tiimin jäsenet toimivat eri tiloissa. Ryhmähengen kasvattaminen ja alaisten kannustaminen on vaativampaa virtuaalisesti.

Virtuaalitiimiä perustettaessa tulee kiinnittää huomiota siihen, että ihmiset ovat kykeneväisiä kommunikoimaan samalla kielellä sujuvasti. Tiimin jäsenten tulee olla ammattitaitoisia ja motivoituneita yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Tiimiläisillä tulee olla myös toimivat ja nykyaikaiset laitteet, jotka mahdollistavat yhteydet vaikka ympäri maailmaa. Sen lisäksi kaikilla tulisi olla taito käyttää erilaisia viestinnän työkaluja.

Olemalla itse avoin ja vahva johtaja, esimies pystyy edistämään tiimin avoimuutta ja luottamusta. Vahva johtaja on avoin, reilu, kannustava, luotettava, asiantunteva ja mukava alaisiaan kohtaan. Luomalla tiiviin ja iloisen ryhmähengen, lisääntyy myös avoimuus ryhmässä. Esimies voi edistää yhteyden tunnetta tiimissä olemalla aidosti kiinnostunut jokaisen tiimiläisen panostuksesta ja kohtelemalla tasavertaisesti kaikkia tiimin jäseniä.

Virtuaalisen tiimin työkaluja ovat mm. sähköposti, Skype, FaceTime, Whatsapp ja Messenger. Sähköpostilla pystyy lähettämään isoille joukoille tai vain yhdelle henkilölle kerralla viestejä tai liitetiedostoja helposti. Skype tarjoaa sähköpostia kevyemmän väylän lähettää pieniä viestejä tai liitetiedostoja. Skypellä voi myös tehdä puheluita ja esim. videoneuvotteluja. FaceTime on Applen laitteiden välillä käytäviä videopuheluita. Laitteet voivat olla mobiililaitteita tai pöytäkoneita. Whatsapp on sovellus, jolla voidaan lähettää erilaisia viestejä mobiililaitteesta toiseen. Viestit voivat sisältää kuvia, videoita tai ääntä ja ne voidaan osoittaa yksittäisille henkilöille tai erikseen kootuille ryhmille. Messenger on Facebookin yhteydessä toimiva sovellus, jolla voidaan tehdä samat asiat kuin Whatsappilla.

Tutustuin Skypeen ja sen käyttö osoittautui helpoksi. On vain tärkeää, että Skype-puhelun osallistuvilla henkilöillä on laitteidensa ääni- ja videoasetukset kunnossa, sillä ne vaativat erityistä huomiota toimivan yhteyden saamiseksi.

Saimme tällä kertaa pohdittavaksemme avoimuuden johtamisessa ja koko organisaatiossa. Avoimuus on todella tärkeää, sillä ilman sitä organisaatio ei pysty toimimaan koko kapasiteetillaan. Avoimuus luo luottamusta organisaation sisällä sekä ulkopuolelle. Se on yhtä tärkeää niin johtotasolla kuin myös henkilöstötasolla. Avoimuudella on todella suuri merkitys koko yrityksen menestymiseen. Avoimuus ei aina ole helppoa, mutta avoimuutta voi harjoitella ja oppia lisää. Hymy ja hyvät käytöstavat kertovat ihmisen avoimuudesta.

Organisaation avoimuutta edistävät kaikkien siihen kuuluvien henkilöiden avoimuus ja rehellisyys. Työyhteisön samat motiivit ja tavoitteet luovat varman pohjan avoimuudelle. Ihmisten pyrkiessä samoihin päämääriin, se vaatii avoimuutta kaikilta osallisilta. Myös työtiloilla on suuri merkitys avoimuuden edistämiselle. Jos jokainen istuu yksin tai kaksin samassa huoneessa, niin yleensä vuorovaikutus jää minimiin. Jos taas kaikki organisaation jäsenet olisivat samoissa tiloissa, edistäisi se todella paljon kommunikointia ja toisiin tutustumista.

Esimiestehtävissä olevalta henkilöltä vaaditaan avointa ja välittävää luonnetta. Olemalla avoin henkilöstöä kohtaan, esimies pystyy saavuttamaan henkilöstön luottamuksen ja arvostuksen ja näillä työkaluilla hän pystyy toimimaan tukena ja myös itse saamaan tukea sitä tarvittaessaan. Useasti tehdyt avoimet ja rakentavat kehityskeskustelut esimiehen ja henkilöstön välillä edesauttavat luottamuksen syntymistä. Jos esimiesviestintä tapahtuisi vain sähköpostin välityksellä, avoimuutta ei syntyisi juuri lainkaan. Esimiehen tehtävänä on tiedottaa yrityksen asioista henkilöstölle rehellisesti ja avoimesti. Hyvä ja tehokas viestintä ja tiedonkulku edistävät avoimen yhteisön syntyä.

Esimiehen avoimuuteen vaikuttavat monet asiat. Jos hän eristää itsensä oman työpöytänsä taakse omaan huoneeseen ja hoitaa kaiken viestinnän sähköpostitse, ei hän pysty luomaan luottamuksellisia suhteita henkilöstöön. Jos hän taas toimii samassa tiimissä henkilöstön kanssa ja on aina käytettävissä tarpeen vaatiessa, saa hän osakseen paljon luottamusta ja arvostusta. Uskon myös, että mitä avoimempi ja innokkaampi henkilöstö yrityksessä on, niin sitä avoimempi on myös esimies. Jos henkilöstö sattuu olemaan flegmaattista porukkaa, niin se voi syödä jonkin verran esimiehen avoimuutta.

Omista kokemuksista on parhaiten jäänyt mieleen avoimuuden puute esimiehen toiminnassa. Olin jäänyt äitiyslomalle ja odottelin lomani lopussa joitain lomarahoja. Olin sopinut asioista kasvotusten esimieheni kanssa, joka oli siis kyseisen yrityksen omistaja. Ja tapanani on kyllä luottaa toisen ihmisen sanaan, minkä olen saanut kasvotusten. Sitten soittelin lomarahojeni perään, kun niitä ei kuulunut. Selvitin ja selvitin, kunnes paikan "alempi" esimies soitti palkanlaskentaan, jossa hänelle todettiin, että yrityksen omistaja oli kieltänyt maksamasta rahoja. Ehtona oli, että minun piti irtisanoa itseni, niin sitten minulle ne rahat maksetaan. Näin toimimalla hän ymmärtääkseni säästi joitain rahoja, kun olin äitiyslomalla. Tuosta tapahtumasta on jäänyt todella huono maku. Valehtelu päin naamaa ja sitten vielä viheliäinen toiminta selän takana. En tiedä toimiko kyseinen henkilö lain rajoissa, mutta siihen organisaatioon en kyllä olisi enään halunnut takaisin mennäkään. Tuosta asiasta oli kyllä avoimuus kaukana. Eipä se olisi ollut vaikeaa kyseiselle esimiehelle toimia niin kuin olisi pitänyt, mutta hän valitsi rahan säästön mielummin kuin avoimen ja luotettavan esimiehen maineen.

Jos työskentelisin esimiestehtävissä, haluaisin toimia esikuvana muulle henkilöstölle. Avoimella, iloisella, avuliaalla ja välittävällä asenteella saavuttaisi jo paljon. Henkilöstöä kohtaan olemalla rehellinen ja reilu, saisi varmasti itse samaa kohtelua takaisin. Vahva johtaja ei johda organisaatiota yksin vaan puhaltaa yhteen hiileen koko henkilöstön kanssa. Ongelmatilanteissa olemalla myös rehellinen epäkohdista saavuttaa enemmän luottamusta kuin negatiivisia ajatuksia itseä kohtaan. Tunteista puhuminen työpaikalla ei ole kiellettyä, kunhan ne eivät vaikuta työn laatuun tai yleiseen ilmapiiriin. Hyvä esimies on vahva ja vakaa kuin kallio sekä lämmin ja avoin organisaation sisällä ja sen ulkopuolelle.

Luin Hämeen Sanomista Esa Lehtisen kirjoittaman artikkelin Työyhteisön toiminnan "kolme muskettisoturia": Avoimuus, Luottamus ja Työhön sitoutuminen. Kyseinen artikkeli oli todella mielenkiintoinen ja monipuolinen. Siinä Lehtinen kuvailee hyvin avoimuuden tärkeyttä organisaatiossa.

”Tiedonkulun avoimuudessa esimiesten rooli on erittäin tärkeää”. Esimiehet välittävät tietoa organisaation sisällä ja sen ulkopuolelle. Jos tieto ei kulje avoimesti, ei organisaatio pysty toimimaan täydellä teholla. Suurin osa esimiesten tehtävistä liittyy tiedon hallintaan.

”Luottamus syntyy ainoastaan ihmisten välisen kanssakäymisen, yhteistyön ja vuorovaikutuksen kerrannaisvaikutuksena”. Avoimella vuorovaikutuksella saadaan luottamus vakaalle pohjalle. Varmasti jokainen meistä haluaa olla esimiehensä ja muun henkilöstön luottamuksen arvoinen.

”Nykypäivän työelämä sekä työnantajat odottavat työntekijöiltään samanaikaisesti joustavuutta, tehokkuutta ja sitoutumista”. Motivoitumalla omaan työhön tulostavoitteisesti, viestii se sitoutumisesta organisaatioon. Kukapa meistä ei haluaisi olla tehokas työntekijä?

”Hyvin järjestetty perehdytys motivoi ja sitouttaa työntekijää”. Esimiehen yksi tärkeimmistä tehtävistä on avoimuuden avulla perehdyttää työntekijä työnkuvaansa. Hyvällä ja avoimella perehdytyksellä on varmasti motivoivia ja sitouttavia vaikutuksia työntekijöihin.

”Jos työpaikan ilmapiiri on avoin, positiivinen sekä yksilöä huomioiva, on siellä hyvä olla työssä”. Avoin ja hyvä ilmapiiri on todella tärkeää yrityksessä. Se ylläpitää henkilöstön henkisiä voimavaroja.

 

 

Lähteet

Lehtinen, H.2014. Työyhteisön toiminnan ”kolme muskettisoturia”: Avoimuus, Luottamus ja Työhön sitoutuminen. Hämeen Sanomat 17.2.2014. Saatavissa: http://esalehtinen.blogit.hameensanomat.fi/2014/02/17/tyoyhteison-toiminnan-kolme-muskettisoturia-avoimuus-luottamus-ja-tyohon-sitoutuminen/ [viitattu 17.2.2014].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Olen 33-vuotias neljän lapsen äiti, joka sai tehtäväkseen perustaa blogin, jossa pohdin johtamista eri näkökulmista. Blogin kirjoittaminen on minulle aika vieras juttu, mutta en koe sen tekemistä mitenkään vaikeana. Ehkä asiaa helpottaa se, että olen aika kova puhumaan ja pystyn tuomaan mielipiteeni julki varsin helposti. Kotiäitiyttä minulla on takana reilu 12 vuotta, joten voin sanoa, että johtaminen on minulle hyvinkin tuttu aihe. Työelämässä en ole päässyt vielä harjoittelemaan johtajuutta.

Valitsin tämän alustan (Vuodatus) sen yksinkertaisuuden perusteella. Nimi houkutteli ensimmäisenä, sillä se oli suomenkielinen. Katsoin vaihtoehdot läpi ja tämä vain jotenkin tuntui omaan käteeni sopivimmalta työstää. Kurssin tehtävänä on kirjoittaa blogia ja koska kyseessä on ensimmäinen blogini, niin haluan ottaa siitä kaiken irti enkä sekoittaa itseäni lisää jollain hankalammalla alustalla.

Blogin kirjoittaminen eroaa aika paljonkin muista somekanavista. Blogi on julkinen ja avoin aivan kaikille ihmisille ympäri maailmaa. Blogiin voi kirjoittaa kuinka pitkiä tekstejä tahansa. Sillä saavuttaa nopeasti suurenkin yleisön. Jos olet hyvä kirjoittaja ja saat ihmisten mielenkiinnon heräämään, voit saada sanomaasi ja ajatuksiasi viestittyä eteenpäin hyvinkin tehokkaasti. Blogiin voi myös laittaa kuvia kirjoituksien tueksi. Facebookissa ei voi julkaista mitään ihan todella pitkiä kirjoituksia. Sinne voi ladata kuvia ja videoita. Kohdeyleisö on vain melkoisen suppea. Yleensä käyttäjäprofiilissa on tarkoin rajattu kenelle julkaisut näkyvät.

Blogin käyttö johtamisviestinnässä on mielestäni hyvä tapa välittää eteenpäin sisäisiä tiedotteita ja henkilöstölehden juttuja. Tietysti tiedon eteenpäin meneminen vaatii sen, että työntekijät ovat kiinnostuneita blogista ja seuraavat sitä aktiivisesti. Itse en henkilökohtaisesti suosisi blogin käyttöä alustamaan kokouksia sillä kaikkien kokoukseen osallistujien saavuttaminen blogin kautta on mielestäni hieman epävarmaa ja hajanaista. Perinteinen sähköpostiviestittely toimii erittäin hyvin, kun haluaa saavuttaa tietyn kohderyhmän. Sen välityksellä saadaan tiedot menemään juuri tietyille henkilöille ja näin ollen kommunikaatio puolin ja toisin on selkeämpää. Mielestäni blogi ei saa kuitenkaan ottaa liian suurta roolia esimiesten ja työntekijöiden välillä, sillä siinä voi käydä helposti niin, että kasvokkain kommunikointi vähenee ja näin taas esimies vieraannuttaa itseään työntekijöistä. Kehityskeskustelut on tärkeää pitää kasvokkain, sillä näin pystytään pitämään luottamuksellinen suhde työntekijän ja esimiehen välillä. Yhteys pelkän netin välituksellä on aika kylmää ja tunteetonta. Jos kaikki kommunikointi johtoportaalta tulisi vain netin välityksellä, jäisi kasvokkais- ja käytäväkeskustelut olemattomiin. Kasvokkain kommunikointi on todella tärkeää sosiaalisten suhteiden ylläpitämisen kannalta.

Ottaisin ehdottomasti käyttöön blogin pitämisen toimiessani esimiestyössä. Sen kautta pystyisin kannustamaan ja innostamaan työntekijöitä ja pitämään heidät ajan tasalla yrityksen asioista. En kuitenkaan antaisi blogille liian suurta painoarvoa, sillä sen avulla voi myös rakentaa kuilun itsensä ja työntekijöiden välille, jos sen avulla yrittää hoitaa enemmänkin asioita. Voisin myös pitää blogiani videomuodossa. En usko, että kameralle puhuminen olisi hankalaa, mutta ehkä kuitenkin hieman erikoista. Pitäisin varmasti kuitenkin blogini tekstimuodossa, sillä puhumisen työntekijöille haluaisin tehdä kasvotusten.

Onnittelut uudesta blogistasi!

Tämä on esimerkkiartikkeli. Uutta sisältöä voit luoda blogin hallinnan kautta. Voit poistaa tämän artikkelin artikkeliarkiston kautta.