Virtuaalitiimissä on kyse ihmisistä, jotka työskentelevät ja tekevät yhteistyötä keskenään Internetin välityksellä ja he tapaavat toisiaan todella harvoin. Virtuaalitiimi mahdollistaa ihmisten työskentelyn tiimissä ilman, että heidän tarvitsee olla fyysisesti läsnä samassa paikassa samaan aikaan.

Virtuaalisen tiimin suurin hyöty on varmasti rahallinen säästö. Ihmiset pystyvät työskentelemään vaikka kotoa käsin. Esimerkiksi suurissa kansainvälisissä yrityksissä työskentelevät ihmiset eri maista voivat pitää palavereja Internetin välityksellä: näin säästetään matkakustannuksissa. Virtuaalisen tiimin hyödyt näkyvät myös nykypäivän opiskelussa. Opiskelen monimuotopuolella, joka tarkoittaa sitä, että kokoonnumme ryhmän kanssa kolme kertaa kuukaudessa. Ryhmätöiden tekeminen on miltei mahdotonta ilman virtuaalisia tiimejä, sillä näemme todella harvoin toisemme ja asumme aika etäällä toisistamme.

Se että virtuaalisen tiimin jäsenet eivät tapaa henkilökohtaisesti pakosti ollenkaan voi johtaa työmotivaation laskuun tai väärinkäsityksiin. Kun ei tunne hyvin toisia tiimin jäseniä, voi asiointi olla aika kylmää tiimiläisten kesken. Myös kielitaidottomuus voi vaikuttaa tiimin tehokkuuteen toimia.

Virtuaalinen johtaminen eroaa fyysisen tiimin johtamisesta aika paljonkin. Ensinnäkin virtuaalisen tiimin johtaja ei pakosti ollenkaan tapaa alaisiaan. Välit muuhun henkilöstöön pysyvät aika kylminä eikä ryhmän jäsenten motivoiminen ole helppoa. Virtuaalisen tiimin johtaminen on työläämpää, koska tiimin jäsenet toimivat eri tiloissa. Ryhmähengen kasvattaminen ja alaisten kannustaminen on vaativampaa virtuaalisesti.

Virtuaalitiimiä perustettaessa tulee kiinnittää huomiota siihen, että ihmiset ovat kykeneväisiä kommunikoimaan samalla kielellä sujuvasti. Tiimin jäsenten tulee olla ammattitaitoisia ja motivoituneita yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Tiimiläisillä tulee olla myös toimivat ja nykyaikaiset laitteet, jotka mahdollistavat yhteydet vaikka ympäri maailmaa. Sen lisäksi kaikilla tulisi olla taito käyttää erilaisia viestinnän työkaluja.

Olemalla itse avoin ja vahva johtaja, esimies pystyy edistämään tiimin avoimuutta ja luottamusta. Vahva johtaja on avoin, reilu, kannustava, luotettava, asiantunteva ja mukava alaisiaan kohtaan. Luomalla tiiviin ja iloisen ryhmähengen, lisääntyy myös avoimuus ryhmässä. Esimies voi edistää yhteyden tunnetta tiimissä olemalla aidosti kiinnostunut jokaisen tiimiläisen panostuksesta ja kohtelemalla tasavertaisesti kaikkia tiimin jäseniä.

Virtuaalisen tiimin työkaluja ovat mm. sähköposti, Skype, FaceTime, Whatsapp ja Messenger. Sähköpostilla pystyy lähettämään isoille joukoille tai vain yhdelle henkilölle kerralla viestejä tai liitetiedostoja helposti. Skype tarjoaa sähköpostia kevyemmän väylän lähettää pieniä viestejä tai liitetiedostoja. Skypellä voi myös tehdä puheluita ja esim. videoneuvotteluja. FaceTime on Applen laitteiden välillä käytäviä videopuheluita. Laitteet voivat olla mobiililaitteita tai pöytäkoneita. Whatsapp on sovellus, jolla voidaan lähettää erilaisia viestejä mobiililaitteesta toiseen. Viestit voivat sisältää kuvia, videoita tai ääntä ja ne voidaan osoittaa yksittäisille henkilöille tai erikseen kootuille ryhmille. Messenger on Facebookin yhteydessä toimiva sovellus, jolla voidaan tehdä samat asiat kuin Whatsappilla.

Tutustuin Skypeen ja sen käyttö osoittautui helpoksi. On vain tärkeää, että Skype-puhelun osallistuvilla henkilöillä on laitteidensa ääni- ja videoasetukset kunnossa, sillä ne vaativat erityistä huomiota toimivan yhteyden saamiseksi.